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Comment créer une adresse mail professionnelle pour son entreprise ?

par | 17 novembre 2022 | Développer son entreprise

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Vous souhaitez créer une adresse mail professionnelle ? Pour renforcer votre crédibilité et rassurer vos correspondants.

Dans cet article, notre agence web à Orléans Digijazzy vous explique comment vous procurer une adresse mail personnalisée au nom de votre entreprise.

Qu’est-ce qu’une adresse mail professionnelle ?


Pour créer une adresse mail professionnelle, il faut donc que cette dernière comporte le nom de votre entreprise ou celui de votre marque.

Oubliez donc les adresses mail génériques en gmail.com ou orange.fr.
Même si ce sont des moyens rapides de créer une adresse mail professionnelle gratuitement, elles ne servent pas votre image. On peut même dire qu’elles vous desservent.

Plutôt que de faire la pub à Gmail, Yahoo ou Hotmail, pourquoi ne pas envisager de promouvoir votre propre entreprise dans chacun de vos échanges ?! Ou à chaque fois que vous donnez votre carte de visite ?!

Donc à moins que vous soyez actionnaire de ces fournisseurs 😏, qui sont initialement destinés au grand public, songez à créer une adresse mail pro pour de vrai !

Voici un exemple d’adresse mail professionnelle : prenom.nom@digijazzy.com

Beaucoup plus pro que digijazzy@gmail.com, non !!?

Donc vous l’aurez compris, une adresse mail professionnelle doit comporter le nom de domaine de votre entreprise.

À lire aussi : les conseils à suivre avant de choisir un nom de domaine pour son entreprise ?

Les 4 bonnes raisons de créer une adresse mail professionnelle


Professionnaliser sa messagerie d’entreprise

Un prestataire qui dispose d’un mail professionnel au nom de son entreprise est toujours plus rassurant que celui qui communique avec un mail Orange. C’est prouvé.

Et pas besoin d’avoir un site internet pour créer une adresse mail professionnelle. Sachez qu’il n’est pas obligatoire d’avoir un site web pour enregistrer un nom de domaine et se créer une adresse personnalisée attachée à ce dernier.

Créer une adresse mail professionnelle vous permet donc d’être plus crédible et de rendre vos communications en quelque sorte légitimes.

Garder la maîtrise

Le problème des adresses mail génériques, c’est qu’il est difficile de s’en rendre propriétaire en tant qu’entreprise. Entre autres, car elles sont gratuites. Tous les mails sont donc hébergés sur des serveurs que vous ne maîtrisez pas.

D’autant que si vous laissez vos collaborateurs se créer chacun un e-mail chez un tel prestataire, comment s’assurer de la récupérer s’ils quittent l’entreprise ? Compliqué…
Le mail est l’image externe de votre entreprise, vous ne pouvez pas vous permettre d’en perdre la maîtrise en cas de départ de l’un de vos salariés.

Centraliser tous les mails de l’entreprise sur son nom de domaine vous garantit d’avoir la main. Puisque c’est vous, propriétaire de l’entreprise, qui administre le compte et la globalité des adresses.

De plus, si votre activité grossit 🤞, il est facile et pratique de vous créer des nouvelles adresses mail pour les nouveaux collaborateurs.

Faire la promotion de son site internet et de son entreprise

Communiquer avec une adresse mail, qui contient votre nom de domaine personnalisé, vous permet indirectement de promouvoir votre entreprise.

Et si vous avez un site sur ce nom de domaine, vos clients et prospects sauront le trouver facilement.

Créer des mails avec redirection

Vous pouvez par exemple créer un mail contact@monentreprise.fr, et le rediriger sur votre mail nominatif nom.prenom@monentreprise.fr.
Ce qui vous évite dans certains cas de communiquer votre adresse mail directe, et accessoirement de pouvoir gérer deux comptes mail avec un seul.

Solutions pour créer une adresse mail professionnelle


Différentes solutions existent pour créer une adresse mail professionnelle pour votre business. Que vous soyez seul ou plusieurs dans votre entreprise.

Nous allons vous en donner deux, au choix, qui vont changer votre vie professionnelle !

Créer une adresse mail professionnelle avec un hébergeur

Trois cas de figure sont possibles :

Cas de figure n° 1 : vous avez déjà un site hébergé chez un prestataire

La plupart des hébergeurs web proposent un service de messagerie professionnelle. Inclus dans l’offre d’hébergement, ou dans de rares cas en option. Cela dépend de l’hébergeur avec qui vous travaillez.

Dans ce cas, il faut vous renseigner auprès de votre prestataire.

La création de mail professionnel est dans la majorité des cas simplifiée et accessible. Souvent même, l’hébergeur propose des tutoriels pour vous aider dans la création de votre adresse mail pro.

Cas de figure n° 2 : vous n’avez pas besoin de site internet

…mais juste de vous créer une adresse mail professionnelle.
C’est possible, mais il faudra tout de même préalablement enregistrer un nom de domaine chez un hébergeur web.

Un nom de domaine coûte en moyenne une dizaine d’euros par an, le prix varie selon l’extension que vous choisissez : .fr, .com, .net, etc.

Certaines sociétés d’hébergement proposent nativement un mail professionnel avec le nom de domaine. C’est le cas par exemple d’OVH, qui propose une boite mail personnalisée de 5Go inclus.

Cet hébergeur est très connu, bien que pas des plus simples à prendre en main pour des profils non-techniques. En tant qu’agence web, nous ne les recommandons pas particulièrement.

Cas de figure n° 3 : vous prévoyez de créer un site internet

Dans ce cas, il faudra prendre une offre d’hébergement qui inclut le nom de domaine et la messagerie professionnelle.

Notre agence de communication travaille presque exclusivement avec l’hébergeur o2switch. Qui est plus facile à prendre en main pour des néophytes de l’informatique. Disposant de surcroît d’un service client ultra réactif qui saura vous accompagner dans vos besoins d’assistance technique.

Ils proposent une offre unique à 5€ HT par mois, facile à comprendre. Ce qui évite de se perdre dans un catalogue truffé de nombreuses offres difficiles à comprendre.

En plus le stockage mail est illimité ! Intéressant si vous êtes du genre à tout garder, même si ce n’est pas recommandé pour la planète ♻️

Créer une adresse mail avec Google Workspace

Deuxième solution de notre liste non-exhaustive pour créer une adresse mail professionnelle : Google Workspace (anciennement G Suite).

Recommandé bien entendu pour les aficionados des services Google. Tels que Gmail, Agenda, Meet, Chat, Drive, Docs, Sheets, Slides, Forms, etc. Car tous sont inclus dans leur offre !

À l’heure où nous écrivons ces lignes, leur tarification démarre à 5,20€ par utilisateur et par mois.

Google inclut un nom de domaine personnalisé. L’hébergement pour un site web n’étant pas inclus.

Comment utiliser son adresse mail professionnelle ?


Une fois que vous avez créé votre adresse mail professionnelle, il va falloir utiliser un logiciel de messagerie pour s’en servir.

Si vous êtes passé par un hébergeur (solution 1), tous proposent un Webmail. Soit un système de messagerie accessible depuis votre navigateur web. Pour consulter vos mails, en envoyer, les classer, etc.

C’est le cas aussi de Google Workspace (solution 2), qui propose son propre Webmail : le bien nommé Gmail.

Utiliser un Webmail n’est pas le plus idéal pour gérer une messagerie d’entreprise. C’est pourquoi vous pouvez aussi utiliser un logiciel de messagerie, à installer sur votre ordinateur et/ou votre smartphone (ou tablette).

Voici une liste non-exhaustive de logiciels de messagerie à envisager :

  • Outlook

C’est un logiciel payant. Vous pouvez soit l’acheter en licence perpétuelle (vendue avec la suite Microsoft Office). Soit en licence mensuelle, avec l’offre Outlook pour les entreprises de Microsoft 365 (logiciel hébergé dans le Cloud Microsoft).

En sachant, que la licence perpétuelle devrait prochainement disparaître au profit de l’offre Cloud.

  • Courrier de Windows

La licence est fournie gratuitement avec Windows 10.

  • Mail de Mac

L’équivalent en quelque sorte de courrier de Windows… mais pour les utilisateurs Mac.

  • Thunderbird

Le logiciel Thunderbird ressemble en beaucoup de points à Outlook, mais en gratuit.


Et voilà, vous savez désormais comment créer une adresse mail professionnelle pour votre entreprise.
Ce que c’est, à quoi elle sert et les solutions que vous pouvez utiliser. Alors n’hésitez plus et lancez-vous.

Si vous voulez aller plus loin et professionnaliser encore plus votre entreprise, vous pouvez envisager la création d’un site web. Digijazzy est une agence de communication digitale expérimentée, qui saura vous accompagner dans cette étape. Alors, n’hésitez pas à nous contacter si vous avez un projet 😉

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